Skip to content

Consultancy & projectmanagement bij reorganisaties

e-HRM onmisbaar bij omvangrijke reorganisaties

Een voorgenomen reorganisatie of fusie is altijd een bron van onrust, onzekerheid en levert veel spanning op bij medewerkers en management. De mate van onrust en onzekerheid kan beperkt worden door besluitvaardig, transparant en helder te communiceren. Het is opvallend dat daarbij weinig wordt stil gestaan bij de bijdrage die IT kan leveren bij deze aspecten van het reorganisatieproces.

Complexiteit maal omvang

Wanneer moet je overwegen het reorganisatieproces te automatiseren? Bij de beantwoording van die vraag zijn twee dimensies van doorslaggevend belang. Een fusie of reorganisatie kan een ingewikkelde operatie zijn. Regelgeving (zoals het UWV afspiegelingbeginsel) en afspraken die gemaakt zijn met de OR of beschreven in het sociaal plan brengen complexiteit met zich mee en moeten op de juiste wijze worden geprioriteerd en toegepast. Ten tweede speelt de omvang van de reorganisatie een grote rol. Complexiteit maal omvang bepaalt of het zinvol is om specifieke software voor het reorganisatieproces in te zetten.

Omvang en complexiteit zijn uitdagingen bij een reorganisatie

Transparantie

Automatisering van het proces zorgt er voor dat de “spelregels” eenduidig en consequent worden toegepast. Met de juiste rapportages worden de gevolgen voor boventalligheid en plaatsing onderbouwd richting medewerkers, managers, OR en andere stakeholders.

Communicatie

Uitgangspositie en juridische status liggen op individueel niveau vast in het systeem. Integratie met kantoorautomatisering zorgt er voor het eenvoudig wordt om medewerkers zorgvuldig te informeren. Daardoor is er niet alleen frequentere communicatie mogelijk, maar je kunt elke medewerker telkens informeren over hun specifieke situatie.

Kostenreductie

Op een aantal punten levert automatisering een kostenreductie op:

  • De werkwijze wordt efficiënter waardoor er minder HR-medewerkers met het reorganisatieproces bezig zijn.
  • Door medewerkers sneller te informeren over hun individuele situatie en toekomst binnen de organisatie, wordt een deel van de onrust binnen de organisatie weggenomen. Ook de doorlooptijd kan in veel gevallen worden gereduceerd. Minder onrust gedurende een kortere periode zorgt er voor dat de organisatie sneller de reorganisatie te boven is.
  • Er worden minder fouten gemaakt en de totstandkoming van de nieuwe organisatie verloopt transparant. Hierdoor neemt het aantal bezwaren en juridische procedures aanzienlijk af.

Waarom niet met het personeelsinformatiesysteem?

PI-systemen zijn geënt op actualiteit. Binnen een reorganisatie vergelijk je juist een historische situatie (organisatie op een bepaalde peildatum) met een toekomstige. De wijze waarop je van de historische organisatie naar de toekomstige migreert, is complex en dynamisch. Dit vergt meer flexibiliteit dan een PI-systeem kan bieden.

e-HRM ondersteuning tijdens reorganisaties

Elke reorganisatie is anders, maar veel aspecten komen telkens terug. Indien gewenst, kan IT de volgende werkzaamheden ondersteunen:

  1. Inventarisatie en controle personeelsinformatiesysteem
  2. Vaststelling uitgangspositie
  3. Opstellen nieuwe organisatiestructuur
  4. Vaststelling juridische status
  5. Belangstellingregistratie
  6. Verwerking selectiefuncties
  7. Optimale vulling toekomstige organisatie
  8. Benoeming medewerkers
  9. Bewaking ontslagvolgorde
  10. Overdracht naar PI systeem

Inventarisatie en controle personeelsinformatiesysteem

Via een koppeling met het personeelsinformatiesysteem worden medewerkers ingelezen. De rapportagemogelijkheden bieden meteen al een eerste inzicht van de omvang van het proces. Informatie wordt vervolgens gecontroleerd. Onjuistheden worden bij voorkeur gecorrigeerd bij de bron gecorrigeerd. Daarnaast zal de informatie in veel gevallen moeten worden verrijkt omdat de benodigde informatie niet in het PI-systeem aanwezig is. Te denken valt aan bijvoorbeeld de gevolgen van opvolgend werkgeverschap of overheidsdienstjaren op anciënniteit.

Vaststelling uitgangspositie

De uitgangspositie van medewerkers is cruciaal voor hun toekomst binnen de nieuwe organisatie. Het systeem bevriest op de afgesproken peildatum alle informatie die relevant is voor de uitgangspositie en produceert de correspondentie met de juiste inhoud en vormgeving.

Opstellen nieuwe organisatiestructuur

De nieuwe organisatie moet gedetailleerd in kaart gebracht worden, tot op het niveau van FTE per functie per standplaats per organisatieonderdeel. Getotaliseerd geeft dit een beeld in hoeverre de taakstelling met de nieuwe organisatiestructuur behaald kan worden.

Vaststelling juridische status

De software past alle gemaakte afspraken toe in relatie tot de beschikbare formatieruimte. Daaruit volgt de juridische status van de medewerkers en de bijbehorende statusbrieven worden gegenereerd.

Belangstellingregistratie

In het sociaal plan wordt vaak de gelegenheid bedongen om voorkeuren van medewerkers mee te wegen in de totstandkoming van de optimale vulling van de toekomstige organisatie. Voorkeuren voor organisatieonderdeel en/of standplaats kunnen daarin een rol spelen. Meestal ontstaan er functies die onvoldoende vergelijkbaar zijn met functies uit de oude organisatie. In dat geval kunnen medewerkers ook op die functies reageren. Door de belangstelling via het web af te nemen, wordt voorkomen dat er veel handmatig registratiewerk ontstaat met de daarbij behorende kans op fouten.

Verwerking selectiefuncties

Medewerkers die reageren op een functie waarvoor zijn niet functievolgend zijn, gaan een selectietraject in waarbij geschiktheid en kwaliteit een rol gaan spelen. Dit selectieproces wordt door het systeem bewaakt. Medewerkers die niet worden aangenomen op de nieuwe functie, lopen weer op basis van hun oorspronkelijke juridische status in het reorganisatieproces mee.

Optimale vulling toekomstige organisatie

Op basis van de juridische status, de belangstellingregistratie en het selectieproces stelt het systeem een plaatsingsvoorstel samen. De plaatsingscommissie kan naar eigen inzicht de uiteindelijke invulling verder optimaliseren.

Benoeming medewerkers

Medewerkers die geplaatst worden, ontvangen daarover de juiste correspondentie, ook weer gegenereerd door de software.

Bewaking ontslagvolgorde

Gedurende het gehele proces ontstaat er een zekere dynamiek. Medewerker solliciteren op functies binnen en buiten het bedrijf en kunnen zo formatieruimte vrijmaken voor medewerkers die in eerste instantie boventallig zouden worden. De software geeft aan welke medewerker op de beschikbaar gekomen formatieruimte geplaatst mag worden.

Overdracht naar PI systeem

Het reorganisatieproces is achter de rug en de nieuwe bemensing kan in het personeelsinformatiesysteem worden opgevoerd. Het systeem stelt hiervoor een duidelijk overzicht en/of inleesbestand samen.

Wilt u ook de voordelen van e-HRM bij uw reorganisatie benutten?