e-HRM consultancy & projectmanagement bij reorganisaties
e-HRM onmisbaar bij omvangrijke reorganisaties
Een voorgenomen reorganisatie of fusie is altijd een bron van onrust en onzekerheid. Het levert spanning op bij zowel je medewerkers als het management. Jij kunt deze onrust beperken door besluitvaardig, transparant en helder te communiceren. Vaak wordt echter de kracht van IT onderschat: een goed ingericht e-HRM systeem is onmisbaar om dit proces soepel te laten verlopen.
Complexiteit x omvang
Wanneer moet je overwegen het reorganisatieproces te automatiseren? Bij de beantwoording van die vraag zijn twee dimensies van doorslaggevend belang. Een fusie of reorganisatie kan een ingewikkelde operatie zijn. Regelgeving (zoals het UWV afspiegelingbeginsel) en afspraken die gemaakt zijn met de OR of beschreven in het sociaal plan brengen complexiteit met zich mee en moeten op de juiste wijze worden geprioriteerd en toegepast. Ten tweede speelt de omvang van de reorganisatie een grote rol. Complexiteit maal omvang bepaalt of het zinvol is om specifieke software voor het reorganisatieproces in te zetten.
Borg transparantie
Door het proces te automatiseren, zorg je dat je de "spelregels" eenduidig en consequent toepast. Met heldere rapportages onderbouw je de gevolgen voor plaatsing of boventalligheid richting medewerkers, de OR en andere stakeholders.
Zorgvuldige communicatie
In het systeem leg je de uitgangspositie en juridische status op individueel niveau vast. Dankzij de integratie met kantoorautomatisering informeer je elke medewerker zorgvuldig en frequent over hun specifieke situatie.
Kostenreductie
Automatisering bespaart je op verschillende fronten geld:
- Efficiëntie: Je hebt minder HR-capaciteit nodig voor de uitvoering.
- Kwaliteit: Je maakt minder fouten. Dit verlaagt het aantal bezwaren en juridische procedures aanzienlijk.
- Rust: Door medewerkers snel duidelijkheid te geven, herstelt de organisatie sneller.
Waarom niet met het personeelsinformatiesysteem?
Je reguliere personeelssysteem is gericht op de actualiteit. Een reorganisatie stelt andere eisen:: je vergelijkt een historische situatie (de organisatie op een bepaalde peildatum) met een gewenste toekomstige structuur. Het verloop daartussen is dynamisch en complex. Dat vergt een flexibiliteit die een standaard HR-systeem doorgaans niet kan bieden.
e-HRM ondersteuning tijdens reorganisaties
Elke reorganisatie is uniek, maar veel aspecten komen telkens terug. Indien gewenst, kan IT de volgende werkzaamheden ondersteunen:
- Inventarisatie en controle personeelsinformatie
- Vaststelling uitgangspositie
- Opstellen nieuwe organisatiestructuur
- Vaststelling juridische status
- Belangstellingregistratie
- Verwerking selectiefuncties
- Optimale vulling toekomstige organisatie
- Benoeming medewerkers
- Bewaking ontslagvolgorde
- Overdracht naar (nieuw) HR-systeem
Inventarisatie en controle personeelsinformatie
De medewerkersgegevens worden periodiek ververst via een koppeling met je huidige HR-systeem. Je krijgt direct inzicht in de omvang van het proces. Het stelt je in staat de data te controleren en te verrijken. Overheidsdienstjaren of opvolgend werkgeverschap zijn voorbeelden van informatie die vaak ontbreekt en noodzakelijk voor het bepalen van anciënniteit.
Vaststelling uitgangspositie
De uitgangspositie van medewerkers is cruciaal voor hun toekomst binnen de nieuwe organisatie. Het systeem bevriest op de vastgestelde peildatum alle informatie die relevant is voor de uitgangspositie en produceert de correspondentie met de juiste inhoud en vormgeving.
Opstellen nieuwe organisatiestructuur
De nieuwe organisatie moet gedetailleerd in kaart gebracht worden, tot op het niveau van FTE per functie per standplaats per organisatieonderdeel. Getotaliseerd geeft dit een beeld in hoeverre de taakstelling met de nieuwe organisatiestructuur behaald kan worden.
Vaststelling juridische status
De software past alle gemaakte afspraken toe in relatie tot de beschikbare formatieruimte. Daaruit volgt de juridische status van de medewerkers en de bijbehorende statusbrieven worden gegenereerd.
Belangstellingregistratie
In het sociaal plan wordt vaak de gelegenheid bedongen om voorkeuren van medewerkers mee te wegen in de totstandkoming van de optimale vulling van de toekomstige organisatie. Voorkeuren voor organisatieonderdeel en/of standplaats kunnen daarin een rol spelen. Meestal ontstaan er functies die onvoldoende vergelijkbaar zijn met functies uit de oude organisatie. In dat geval kunnen medewerkers ook op die functies reageren. Door de belangstelling via het web af te nemen, wordt voorkomen dat er veel handmatig registratiewerk ontstaat met de daarbij behorende kans op fouten.
Verwerking selectiefuncties
Medewerkers die reageren op een functie waarvoor zijn niet functievolgend zijn, gaan een selectietraject in waarbij geschiktheid en kwaliteit een rol gaan spelen. Dit selectieproces wordt door het systeem bewaakt. Medewerkers die niet worden aangenomen op de nieuwe functie, lopen weer op basis van hun oorspronkelijke juridische status in het reorganisatieproces mee.
Optimale vulling toekomstige organisatie
Op basis van de juridische status, de belangstellingregistratie en het selectieproces stelt het systeem een plaatsingsvoorstel samen. De plaatsingscommissie kan naar eigen inzicht de uiteindelijke invulling verder optimaliseren.
Benoeming medewerkers
Medewerkers die geplaatst worden, ontvangen daarover de juiste correspondentie, ook weer gegenereerd door de software.
Bewaking ontslagvolgorde
Gedurende het gehele proces ontstaat er een zekere dynamiek. Medewerker solliciteren op functies binnen en buiten het bedrijf en kunnen zo formatieruimte vrijmaken voor medewerkers die in eerste instantie boventallig zouden worden. De software geeft aan welke medewerker op de beschikbaar gekomen formatieruimte geplaatst mag worden.
Overdracht naar HR-systeem
Het reorganisatieproces is achter de rug en de nieuwe bemensing kan in het (nieuwe) HR-systeem worden opgevoerd. Het systeem stelt hiervoor een duidelijk overzicht en/of inleesbestand samen.