Op aanraden van je neef heb je voor je eigen bedrijf hetzelfde systeem aangeschaft. De prijs viel mee en in de offerte stond dat dit inclusief projectmanagement was. Fijn, hoef ik er niet naar om te kijken, dacht je nog. Achteraf blijkt dat het allemaal niet soepel is verlopen en dat het resultaat ook nog eens tegenvalt. Wat is er toch misgegaan?
Sommige organisaties gaan nogal laconiek om met de aanschaf van een e-HRM systeem. Los van het feit dat systemen onderling nogal verschillen in functionaliteit en gebruiksgemak, wordt de eigen organisatie te weinig betrokken bij de implementatie van het systeem. Omdat de leverancier voor een projectmanager zorgt, denkt de opdrachtgever dat alles geregeld is.
Waarom zelf een projectmanager inschakelen?
De leverancier heeft wel een post “projectmanagement” op de offerte gezet, maar een aanzienlijk deel van die uren gaat op aan interne processen bij de leverancier, zoals de coördinatie tussen eigen medewerkers. Door zelf een projectmanager in te schakelen, zorg je ervoor dat de belangen van jouw organisatie meer gewicht in de schaal leggen.
Project overstijgt implementatie van een HR-systeem
Een HR-systeem komt pas echt tot zijn recht als het aansluit bij de werkwijze en het businessmodel van de organisatie. Begin dus met het onder de loep nemen van je werkproces. Optimaliseren gaat voor automatiseren. Bepaal vervolgens waar je binnen het proces belemmeringen ervaart. Deze belemmeringen kunnen voortkomen uit tekortkomingen in de implementatie van het huidige systeem of door kennisverwatering door personeelsverloop.
Uit een grondige evaluatie van processen en systemen kan blijken dat een kostbare migratie niet nodig is. Stel een businesscase op waarin dit een van de mogelijke scenario’s is. De aanschaf van een nieuw HR-systeem is een tweede scenario, te beginnen bij een pakketselectie. Het merendeel van deze werkzaamheden hoort binnen je eigen organisatie thuis en moet zo objectief mogelijk worden uitgevoerd, eventueel ondersteund door een onafhankelijke deskundige.
Voorkom problemen
Een ervaren projectmanager in IT-leveranciersmanagement kan je helpen problemen te voorkomen die ontstaan door overeenkomsten die niet voldoende de belangen van de opdrachtgever behartigen. Vaak zijn contracten en SLA’s zo opgesteld dat ze weinig garanties bieden. Denk bijvoorbeeld aan formuleringen waarin de leverancier garandeert dat de software alleen functioneert in omgevingen met zeer specifieke voorwaarden. Als klant wil je dat de leverancier garandeert dat de software probleemloos werkt op jouw infrastructuur, volgens jouw specificaties. Zo voorkom je dat je bij storingen de probleemeigenaar wordt. In SLA’s wordt vaak een uptimegarantie genoemd, maar de gevolgen voor de leverancier zijn meestal zeer beperkt als deze niet wordt gehaald.
De businesscase blijft leidend
Een goede projectmanager bewaakt de businesscase van het project en meet elke investering af aan deze businesscase. De businesscase bevat de aanleiding en het doel van het project. Elke investering moet bijdragen aan de realisatie van de businesscase. Zo geef je geen ruimte aan uitbreidingen en aanvullende diensten zonder rendement. Een heldere businesscase zorgt voor goede projectcommunicatie, zowel intern als richting je leverancier. Een leverancier heeft natuurlijk een eigen businesscase (uitbreiding scope!), maar dat is voor jou en je projectmanager niet van belang.
Kwalitatief betere implementatie van je HR-systeem
Uiteraard wil een leverancier na afloop van het project een tevreden klant achterlaten. Toch is het ook belangrijk om de implementatie zo snel mogelijk af te ronden. Dat creëert het risico dat je leverancier minder kritisch is op de aansluiting van het HR-systeem op jouw werkwijze. Dan wordt het te snel vanzelfsprekend gevonden de standaard werkwijze van het systeem als “best practice” in te zetten zonder dit aan de werkwijze can de organisatie te toetsen. Je projectmanager zal er op letten dat je organisatie intensiever betrokken wordt bij de inrichting van het systeem.
Nauwe betrokkenheid vanuit je eigen organisatie houdt zowel de opdrachtgever als de leverancier scherp!
Gun je jouw e-HRM project ook regie, rust en resultaat?
