Nieuw HRM systeem? Vragen die je jezelf zou moeten stellen

De Corona-jaren waren spannend. Veel projecten en investeringen zijn tijdelijk “on hold” gezet in afwachting van rustiger tijden. Heb je de afgelopen tijd belangrijke investeringen vermeden? Dan is het nu tijd om je huidige e-HRM-oplossing opnieuw te evalueren.

Dit zijn een paar belangrijke vragen die je (jezelf) zou moeten stellen:

Heb ik mijn HR processen goed in kaart?

Je HR-processen moeten eenduidig en helder beschreven zijn. Verwacht niet dat software dit voor je regelt of de totstandkoming versnelt. Leveranciers van e-HRM-systemen verwachten dat dit op orde is. Zonder consensus over een werkwijze, leidt dit tot een onnodig lang implementatietraject en weerstand bij toekomstige gebruikers.

Welke functionaliteit heb ik nu werkelijk nodig?

De afgelopen jaren heeft er een hevige concurrentiestrijd gewoed in de markt van e-HRM-tools, gericht op prijs en “features”. Laat deze aspecten niet doorslaggevend zijn. Er is vaak een mismatch tussen geboden functionaliteit en wat daadwerkelijk wordt gebruikt. Zelden maken organisaties gebruik van alle mogelijkheden. Belangrijker is de vraag: is de juiste functionaliteit aanwezig en hoe is die geïmplementeerd? Is het systeem gebruiksvriendelijk of is er een feature-jungle ontstaan waar gebruikers geen raad mee weten?

Is een nieuw systeem noodzakelijk?

Na implementatie komt onderhoud en doorontwikkeling vaak op een laag pitje te staan. Kennis verwatert door verloop van personeel. Opeens werkt het systeem niet meer voor de organisatie. Een nieuw HRM-systeem kan een optie zijn, maar het opnieuw verankeren van het huidige systeem binnen de organisatie is een andere mogelijkheid. Een beperkte investering in consultancy en training kan een kostbare migratie voorkomen.

Dit is uiteraard geen uitputtende lijst met vragen die je jezelf of je leverancier zou moeten stellen. Het zijn wel vragen die niet vaak genoeg gesteld worden. Veel succes met een eventuele pakketselectie!