Wat is een businesscase?

Een helder omschreven businesscase is de basis voor een goede projectcommunicatie en zorgt voor een efficiënte besluitvorming. Een voorwaarde voor een succesvol project!

Vaak wordt gedacht dat het opstellen van een businesscase een formaliteit is. Huiswerk, waar je tijd aan, verspilt voordat je met je project aan de slag kunt. Een lijvig document dat, voorzien van handtekeningen, in een kast stof ligt te happen.

Een businesscase is geen document. De businesscase is vrijwel altijd in één of andere vorm vastgelegd, waardoor er een document bestaat met de titel “Businesscase”. Dit zou je het “businesscasedocument” kunnen noemen, met daarin de uitwerking van de businesscase. De businesscase is de reden waarom een project wordt uitgevoerd: een onderbouwing waarom het zinvol is om tijd, geld en energie te investeren om een bepaald doel te bereiken.

Een businesscasedocument is bij voorkeur compact. Vaak wordt er een te uitgebreid en te ingewikkeld verhaal van gemaakt omdat alle voordelen worden opgesomd die iedereen heeft ingebracht. De aanleiding hiervoor is vaak een combinatie van deze factoren:

1. Iedereen is enthousiast over het initiatief en wil een handje helpen om er voor te zorgen dat het project door gaat.
2. Het budget moet nog veiliggesteld worden en door zo veel mogelijk voordelen te benoemen, is de verwachting dat dit lukt.
3. Er moet nog draagvlak gecreëerd worden en door iedereen een voordeeltje te beloven, blijft iedereen aan boord.

Goed bedoeld, maar zo’n “voor elk wat wils” businesscase is funest voor het succes van een project.

Een businesscase is niet statisch. Het is onverantwoord om met oogkleppen op alles te realiseren wat je aan het begin van een project afspreekt. Gedurende het project kunnen er dingen beuren die van invloed zijn op de bruikbaarheid of financiële haalbaarheid van het te ontwikkelen product. Een project dat op tijd en binnen budget wordt afgerond, maar waarbij het gerealiseerde niet meer bruikbaar blijkt, is een mislukt project. De businesscase moet worden aangepast wanneer er zich ontwikkelingen voordoen die invloed kunnen hebben op de rechtvaardiging van het project.

Waarom een businesscase?

Een businesscase maakt het doel duidelijk. Iedereen heeft een eigen beeld bij het project en vertelt een eigen versie van het verhaal. Met een onduidelijke businesscase kan er zelfs al binnen de stuurgroep misverstanden bestaan over de redenen waarom het project is gestart. Hoe kunnen de operationeel verantwoordelijken dan begrijpen waar de prioriteiten liggen bij de uitvoering? De kern van een goede businesscase is samen te vatten in een zin, een “businesscase one-liner”. Dat is de basis voor goede projectcommunicatie.

Besluitvorming verloopt efficiënter doordat iedereen precies weet wat de doelstelling van het project is. Voor een belangenstrijd is minder ruimte omdat de prioriteiten helder geformuleerd zijn. Er hoeft minder op details gestuurd te worden omdat betrokkenen gerichter kunnen meedenken over oplossingen. De projectmanager en andere projectmedewerkers kunnen anticiperen op beslissingen vanuit de stuurgroep.

Hoe je een businesscase ontwikkelt, is het onderwerp van het volgend artikel.

Leestip: Waarom doen we dit eigenlijk – Michiel van der Molen