Welke invloed heeft HR-technologie op werkstress?
Oorzaken van werkstress
Er zijn verschillende factoren die bijdragen aan werkstress. Werkdruk wordt vaak in één adem genoemd met werkstress. Een te hoge werkdruk of het niet weten hoe om te gaan met werkdruk zijn de bekendste veroorzakers van werkstress.
Toch zijn er veel andere oorzaken van werkstress, zoals een gebrek aan autonomie waarbij medewerkers te weinig zelfstandigheid krijgen. In combinatie met een slechte voorspelbaarheid van het werk kan dit veel stress geven.
Veranderingen binnen de organisatie, zoals wijzigingen in bedrijfsstrategie of proceswijzigingen, kunnen ook stress veroorzaken. Slechte communicatie over deze veranderingen in relatie tot de eigen rol van medewerkers draagt hier verder aan bij.
Ongewenst gedrag op de werkvloer, zoals discriminatie en agressie, maakt een sociaal veilige werkomgeving onmogelijk met diepgaande gevolgen voor medewerkers en organisaties.
Hoe kan HR-technologie helpen werkstress tegen te gaan?
Selfserviceportalen maken medewerkers minder afhankelijk van de beschikbaarheid van HR-medewerkers. Door medewerkers meer autonomie te geven over HR-processen ervaren ze meer controle over hun werk en persoonlijke situatie.
Gestandaardiseerde en overzichtelijke workflows zorgen voor voorspelbaarheid van de werkzaamheden. De werkprocessen verlopen efficiënter en alle betrokkenen zijn doorlopend op de hoogte van de voortgang. Bovendien ontlast het de HR-afdeling, waardoor zij zich kunnen richten op meer complexe taken.
Planningssystemen helpen organisaties om onder- en overbezetting te voorkomen, waardoor werkdruk binnen de perken blijft. Door verlofaanvragen te koppelen aan de personeelsplanning zien managers wanneer er te weinig mensen beschikbaar zijn en kunnen ze tijdig actie ondernemen. Planning- en roostersoftware faciliteert flexibiliteit in roosters en draagt daarmee bij aan een betere werk-privébalans.
Verzuimanalyses helpen verzuimpatronen te identificeren en de oorzaken van stressgerelateerd verzuim beter te begrijpen. De impact van werkstress op medewerkers, teams en organisatie wordt tastbaar.
E-learningplatforms stellen medewerkers in staat om de benodigde kennis en vaardigheden op te doen die ze voor hun functie nodig hebben. Bovendien kunnen ze medewerkers leren om werkstress in een vroeg stadium te herkennen en soft skills te ontwikkelen die helpen werkstress tegen te gaan (bijvoorbeeld communicatie, timemanagement en conflicthantering).
Stressvrije implementatie van HR-systemen
Optimalisatie of vervanging van een HR-systeem brengt veranderingen met zich mee. Dat is de essentie van elk HR-project: veranderingen in de organisatie tot stand brengen. Daarnaast vraagt een project tijdelijk extra inspanning voor de benodigde werkzaamheden. Dus meer stress? Wordt het eerst erger voordat het beter wordt?
- Communiceer duidelijk over het doel, tijdspad en de voortgang van het project.
- Voorkom technostress door gebruiksvriendelijke software te kiezen en de inrichting eenvoudig te houden.
- Betrek gebruikers intensief gedurende alle stadia van het project.
- Organiseer vroeg in het project goede instructie en ondersteuning van gebruikers.
- Vermijd concurrerende vernieuwingen door nieuwe projecten -voor zover mogelijk- te plannen op “projectluwe” momenten.
- Hanteer een gefaseerde aanpak. Dit geeft de organisatie de tijd om te wennen aan veranderingen en feedback te geven.
- Zorg voor de juiste competenties in het projectteam en geef hen zoveel mogelijk vertrouwen en beslissingsbevoegdheid.
- Geef de projectteamleden tijdelijk backup voor hun dagelijkse werkzaamheden, zodat de workload acceptabel blijft.
- Schakel externe expertise en menskracht in als je die niet in huis hebt.