2011 wordt een spannend jaar. Gaat de economie er weer bovenop komen zoals velen hopen en voorspellen? Ikzelf verwacht van wel. De leveranciers van recruitmentsystemen kennelijk ook (graadmeter: aantal malen dat ik ben “gehunt” in de afgelopen twee weken). Maar zijn organisaties nu al op zoek naar een nieuw recruitmentsysteem? Als je de afgelopen jaren belangrijke investeringen hebt gemeden, is het tijd voor een herevaluatie van je huidige recruitmentoplossing.

Een aantal belangrijke vragen die je (jezelf) daarbij zou moeten stellen:

Heb ik mijn W&S-proces in kaart?

Het is belangrijk dat je W&S-proces eenduidig en helder beschreven is. Verwacht niet dat software dit voor je gaat regelen of totstandkoming gaat versnellen. De leverancier van het recruitmentsysteem verwacht dat dit op orde is. Als er geen consensus is over een werkwijze, zorgt dit voor een onnodig lang implementatietraject en weerstand bij de toekomstige gebruikers.

Welke functionaliteit heb ik nu werkelijk nodig?

In de afgelopen jaren heeft er een ware concurrentiestrijd gewoed in de markt van recruitmentsystemen. Dat heeft zich op twee aspecten toegespitst: prijs en “features”. Beiden moet je niet als doorslaggevend hanteren. Ik merk dat er een flinke mismatch is ontstaan tussen geboden functionaliteit en datgene wat daadwerkelijk wordt gebruikt. Zelden zullen organisaties gebruik maken van alle mogelijkheden. Belangrijker is de vraag: is de juiste functionaliteit aanwezig en hoe is dit ge├»mplementeerd? Is het systeem gebruiksvriendelijk of is er een feature-jungle ontstaan waar gebruikers geen raad mee weten?

Is een nieuw systeem noodzakelijk?

Voor veel organisaties stond recruitment op een laag pitje. Er werd minder intensief met de software gewerkt en kennis verwatert door verloop van personeel. Opeens werkt het systeem niet meer voor de organisatie. Een nieuw recruitmentsysteem is een optie. Opnieuw verankeren van het huidige systeem binnen de organisatie is de andere optie. Investeren in wat consultancy en training, (evt. met een update van de software) kan een kostbare migratie voorkomen.

Welke bedrijfszekerheid biedt de leverancier?

Recruitment is voor veel organisaties van strategisch belang en voor sommigen is het zelfs de corebusiness. Biedt het recruitmentsysteem de bedrijfszekerheid die je verlangt? Wat gebeurt er in noodscenario’s zoals een servercrash en gebruikersfouten? Alle leveranciers bieden (deel)oplossingen op basis van SAAS (Software As A Service). Hosting en backup worden in dat geval door de leverancier geregeld. De verantwoordelijkheid verschuift van je eigen IT-medewerkers naar die van je leverancier. Vraag dus verder dan de gebruikelijke Up-Time garanties. Wat is hun plan in deze scenario’s en hebben zij dit eerder in de praktijk gebracht? De inhoud van je database is een belangrijk punt: hoe krijg je beschikking over je eigen informatie in geval van overstap naar een andere leverancier of faillissement?

Dit is uiteraard geen uitputtende lijst met vragen die je jezelf of je leverancier zou moeten stellen. Het zijn wel vragen die niet vaak genoeg gesteld worden. Veel succes met een eventuele pakketselectie!