Transparant reorganiseren door gebruik van IT-tools

Een reorganisatie of fusie is altijd een bron van onrust, onzekerheid en levert veel spanning op bij medewerkers en management. De mate en duur hiervan kan beperkt worden door transparant en besluitvaardig te handelen tijdens het reorganisatieproces. De inzet van specifiek voor reorganisaties ontworpen software draagt bij aan een soepel verlopend reorganisatieproces en verlaagt de kosten die met de reorganisatie gemoeid gaan.

Transparantie

Transparantie en objectiviteit zijn belangrijk binnen het reorganisatieproces. Met OR, UWV en vakbonden worden afspraken gemaakt over het verloop. Automatisering van het proces zorgt er voor dat de “spelregels” eenduidig en consequent worden toegepast. Met de juiste rapportages worden de gevolgen voor boventalligheid en plaatsing onderbouwd voor managers en andere stakeholders. Frequente en op de situatie van de medewerker afgestemde, heldere communicatie is essentieel. Iedere medewerker moet snel, helder en correct geïnformeerd worden over zijn/haar positie binnen de reorganisatie. Als transparantie en objectiviteit niet is gewaarborgd en uitgedragen, leidt dit tot wantrouwen bij boventallige medewerkers, maar ook tot demotivatie en niet-gewenst verloop bij achterblijvers.

Besluitvorming

Reorganisatieprocessen kunnen erg complex zijn. Een gewijzigde organisatiestructuur, een ander functiegebouw, gemaakte afspraken in het sociaal plan en regelgeving zorgen er voor dat er zeer veel tijd gemoeid gaat met het verzamelen van de juiste informatie en het toepassen van de “spelregels”. De foutgevoeligheid is enorm. Omdat elke fout kan leiden tot juridische procedures en vertraging, is het belangrijk dat het proces met de grootste nauwkeurigheid wordt uitgevoerd. De complexiteit en de omvang van de meeste reorganisaties zijn te groot om kostbare fouten te voorkomen.

Waarom IT-tools?

Een deugdelijk IT-instrument kan de doorlooptijd en kosten van een reorganisatie aanzienlijk beperken:

Er zijn minder HR-medewerkers met het reorganisatieproces zelf bezig omdat er efficiënter gewerkt kan worden.
Een deel van de onrust binnen de organisatie wordt weggenomen omdat medewerkers sneller geïnformeerd worden over hun individuele situatie en toekomst binnen de organisatie. Dit komt ten goede aan de productiviteit tijdens en direct na de reorganisatie.
De doorlooptijd is korter, waardoor er eerder geprofiteerd kan worden van de nieuwe en efficiëntere organisatie.
De totstandkoming van de nieuwe organisatie verloopt transparant, wat leidt tot minder bezwaren.
Er worden minder fouten gemaakt. Hierdoor neemt het aantal juridische procedures aanzienlijk af

Waarom niet met het personeelsinformatiesysteem?

PI-systemen zijn geënt op actualiteit. Binnen een reorganisatie vergelijk je juist een historische situatie (organisatie op een bepaalde peildatum) met een toekomstige. De wijze waarop je van de historische organisatie naar de toekomstige migreert, is complex en dynamisch. Dit vergt meer flexibiliteit dan een PI-systeem kan bieden.

Welke ondersteuning bieden IT-tools?

Elke reorganisatie is anders, maar veel aspecten komen telkens terug. Indien gewenst, kan IT de volgende werkzaamheden ondersteunen:

Inventarisatie en controle personeelsinformatiesysteem
Vaststelling uitgangspositie
Opstellen nieuwe organisatiestructuur
Vaststelling juridische status
Belangstellingregistratie
Verwerking selectiefuncties
Optimale vulling toekomstige organisatie
Benoeming medewerkers
Bewaking ontslagvolgorde
Overdracht naar PI systeem

Onderstaande presentatie legt e.e.a. verder uit: