Vuistregels voor e-HRM procesontwerp

Zodra je in een workshop aan de slag gaat met het ontwerpen of optimaliseren van e-HRM processen, is het handig om eerst met je werkgroep af te stemmen welke vuistregels of principes je daarbij wilt hanteren. De workflows worden daarmee uniform en voorspelbaar in hun werking.

Dit zijn de vuistregels die ik graag hanteer:

Invoer aan de bron

De verantwoordelijkheid voor het invoeren en bijwerken van gegevens ligt zo dicht mogelijk bij de oorspronkelijke bron van die gegevens.
  • Manager is verantwoordelijk voor de meeste HR-processen. Ze zijn over het algemeen als eerste eerste op de hoogte van veranderingen binnen hun team.
  • Medewerker is verantwoordlijk voor de eigen gegevens. Ze houden zelf adreswijzigingen, contactinformatie en bankgegevens bij.

Alles in één keer goed

Door ervoor te zorgen dat gegevens en documenten vanaf het begin correct worden aangeleverd, voorkom je correcties en dubbel werk.
  • Maak het makkelijk om alles juist aan te leveren. Vul informatie van te voren in en beperk invoer tot relevante keuzes
  • Voorkom fouten door het systeem de invoer te laten controleren. Check juistheid van de informatie zo veel mogelijk direct.

Digitaal doen wat digitaal kan

Verwerk processen en documenten digitaal binnen het HR-systeem. Dit versnelt de doorlooptijd van het proces en het wordt eenvoudiger om privacygevoelige informatie te bewaken.
  • Digitaal aanleveren van documenten. Zorg ervoor dat alle documenten meteen digitaal worden aangeleverd en vastgelegd.
  • Electronisch ondertekenen. Gebruik digitale handtekeningen voor het ondertekenen van documenten maar hanteer een eenvoudig digitaal “akkoord” waar dit volstaat.
  • Digitaal personeelsdossier. Dit geeft overzicht en transparantie over hetgeen is vastgelegd in het personeelsdossier.
  • Wat digitaal is, blijft digitaal. Er wordt niets geprint. Zo voorkom je het “zwerven” van fysieke stukken.

Gestandaardiseerd proces voor de hele organisatie

Een gestandaardiseerd proces verbetert de kwaliteit en efficiency van de HR dienstverlening.
  • Volg zo veel mogelijk de pakketstandaard. Je maakt gebruik van bewezen “best practices” en voorkomt duur en tijdrovend maatwerk.
  • Verweef uitzonderingen niet in het proces. Uitzonderingen leiden tot complexiteit in de dienstverlening en de technische inrichting van het systeem.

Hou het LEAN

Richt processen zo efficiënt mogelijk in zonder onnodige stappen en met een focus op wat LEAN “waardecreatie” noemt.
  • Minimaliseer het aantal processtappen. Verwijder stappen die geen directe bijdrage leveren aan het einddoel of de kwaliteit van het proces.
  • Minimaliseer controles. Voorkom fouten bij de bron. Voer steekproeven uit in plaats van alles te controleren.
  • Minimaliseer accorderingsstappen. Niet elke wijziging of actie hoeft door meerdere lagen goedgekeurd te worden. Bepaal welke acties echt geaccordeerd moeten worden, soms is een signalering voldoende.

Belast HR-adviseurs niet met administratieve taken

Hun expertise kan waardevol zijn bij het ontwerp van HR-processen maar het is niet de bedoeling dat zij betrokken worden in de dagelijkse uitvoering daarvan.
  • Geen rol voor HR-adviseurs binnen administratieve processen. Zij besteden hun tijd aan inhoudelijke HR-vraagstukken.

Voortgangsbewaking

Voortgangsbewaking zorgt ervoor dat alle betrokkenen op de hoogte zijn van de status en voortgang van HR-processen.
  • Real-time overzicht van de voortgang van mutaties. Zorg ervoor dat alle betrokkenen (medewerkers, managers en HR-professionals) toegang hebben tot de actuele status van lopende HR-processen.
  • Managers raadplegen dagelijks het HR-portal. Zij worden in principe niet via e-mail geïnformeerd.
  • Duidelijke opvolging. Het is duidelijk wanneer en door wie er wordt opgevolgd.
Blijf kritisch kijken naar bestaande processen en verzamel feedback vanuit je gebruikers zodat je workflows continue kunt blijven verbeteren.

Benieuwd wat we voor jouw project kunnen betekenen?