Vuistregels voor e-HRM procesontwerp
Een grote valkuil bij e-HRM implementaties is het één-op-één overzetten van bestaande werkwijzen naar een nieuw systeem. Als een bestaand proces nu inefficiënt of onlogisch is, wordt het in een nieuw systeem alleen maar een “sneller slecht proces”. Daarom is het optimaliseren van HR-processen een van de vijf bouwstenen voor succesvol e-HRM.
Ga je in een workshop aan de slag met het ontwerpen of optimaliseren van e-HRM processen? Stem dan eerst met je werkgroep af welke vuistregels of principes jullie hanteren. Zo zorg je voor uniforme workflows die voorspelbaar werken voor de hele organisatie.
Dit zijn mijn favoriete vuistregels:
Invoer aan de bron
De verantwoordelijkheid voor het invoeren en bijwerken van gegevens ligt zo dicht mogelijk bij de oorspronkelijke bron.
- Manager is verantwoordelijk voor de meeste HR-processen. Zij weten over het algemeen als eerste wat er speelt binnen hun team.
- Medewerker is verantwoordelijk voor de eigen gegevens. Ze houden zelf adreswijzigingen, contactinformatie en bankgegevens bij.
Alles in één keer goed
Voorkom correcties en dubbel werk door te zorgen dat gegevens en documenten vanaf het begin direct correct worden aangeleverd.
- Maak het makkelijk om alles juist aan te leveren. Vul eventueel informatie van te voren in en beperk invoer tot relevante keuzes
- Voorkom fouten door het systeem de invoer te laten controleren. Controleer de juistheid van de informatie zo veel mogelijk direct.
Digitaal doen wat digitaal kan
Verwerk processen en documenten digitaal binnen het HR-systeem. Dit versnelt de doorlooptijd van het proces en het wordt eenvoudiger om privacygevoelige informatie te bewaken.
- Digitaal aanleveren van documenten. Zorg ervoor dat alle documenten meteen digitaal worden aangeleverd en vastgelegd.
- Electronisch ondertekenen.Gebruik digitale handtekeningen waar nodig, maar hanteer een simpel digitaal ‘akkoord’ waar dat volstaat.
- Digitaal personeelsdossier. Dit geeft overzicht en transparantie over hetgeen is vastgelegd in het personeelsdossier.
- Wat digitaal is, blijft digitaal. Er wordt niets geprint. Zo voorkom je het “zwerven” van fysieke stukken.
Standaardiseer voor de gehele organisatie
Een gestandaardiseerd proces verhoogt de kwaliteit en efficiëntie van je HR-dienstverlening.
- Volg zo veel mogelijk de pakketstandaard. Je maakt gebruik van bewezen “best practices” en voorkomt duur en tijdrovend maatwerk.
- Vermijd uitzonderingen. Verweef uitzonderingen niet in het standaardproces. Dit maakt zowel de dienstverlening als de techniek onnodig complex.
Houd het LEAN
Richt je processen zo efficiënt mogelijk in zonder onnodige stappen en met een focus op wat LEAN “waardecreatie” noemt. Steeds meer organisaties maken bewust de keuze om te werken vanuit vertrouwen. Dat geeft ruimte voor vereenvoudigde processen.
- Minimaliseer processtappen. Schrap stappen die geen directe bijdrage leveren aan het einddoel of de kwaliteit.
- Minimaliseer controles. Controles zijn vaak bedoeld om iets te kunnen corrigeren dat eerder al is misgegaan. Voer slimme steekproeven uit in plaats van alles te controleren.
- Minimaliseer accorderingsstappen. Niet elke wijziging of actie hoeft door meerdere lagen goedgekeurd te worden. Bepaal wat echt een akkoord nodig heeft en waar een signalering volstaat.
Belast HR-adviseurs niet met administratieve taken
Hun expertise kan waardevol zijn bij het ontwerp van HR-processen maar het is niet de bedoeling dat zij betrokken worden in de dagelijkse uitvoering daarvan.
- Geef de HR-adviseur geen rol binnen administratieve processen. Zij besteden hun tijd aan inhoudelijke HR-vraagstukken.
Bewaak de voortgang
Voortgangsbewaking zorgt ervoor dat alle betrokkenen op de hoogte zijn van de status en voortgang van HR-processen.
- Real-time overzicht. Zorg ervoor dat alle betrokkenen (medewerkers, managers en HR-professionals) toegang hebben tot de actuele status van lopende HR-processen.
- Managers raadplegen dagelijks het HR-portal. Zij worden in principe niet via e-mail geïnformeerd.
- Duidelijke opvolging. Het is duidelijk wie wanneer aan zet is.
Blijf kritisch kijken naar je bestaande processen en verzamel feedback vanuit je gebruikers zodat je workflows continue kunt blijven verbeteren.